Wenn das Meeting wichtiger wird als die Arbeit selbst

Es gibt Unternehmen, bei der das eigentliche Projekt längst nur noch der Pausenfüller zwischen Besprechungen ist. Schließlich könnte sich ja innerhalb von 48 Stunden Dramatisches ereignet haben. Zum Beispiel, dass jemand seine Aufgabe einfach weiterbearbeitet hat.

Austausch ist wichtig genauso wie Transparenz. Und natürlich ist es sinnvoll zu wissen, woran Kolleginnen und Kollegen gerade arbeiten. Synergien entstehen schließlich nicht im stillen Kämmerlein. Aber wenn Projekte häufiger besprochen als umgesetzt werden, darf man sich irgendwann leise fragen: Arbeiten wir noch oder verwalten wir nur noch unsere Arbeit?

Manchmal bekommt man den Eindruck, das wichtigste Projekt sei längst ein anderes:

„Die perfekte Abstimmung zur Abstimmung“

Dieses Szenario kennen sicherlich einige Arbeitnehmer. In jeder Woche gibt es drei unterschiedliche Fixtermine mit jeweils anderen Personenkreisen. Drei Mal pro Woche wird erzählt, woran man gerade arbeitet, wo man steht, was die nächsten Schritte sind und ob es Hindernisse gibt. Und manchmal ist das Schwierigste an diesen Meetings nicht die Arbeit selbst, sondern die Vorbereitung darauf.

Denn Hand aufs Herz: Nicht in jedem Projekt passieren innerhalb von zwei Tagen weltbewegende Veränderungen. Doch damit es sich nach mehr anhört, beginnt man, Formulierungen zu suchen, Ergebnisse auszuschmücken und Tätigkeiten „meetingtauglich“ zu machen. Wertvolle Zeit wird geopfert, um beschäftigt zu wirken anstatt tatsächlich konzentriert zu arbeiten.

Und zu diesen drei Fixterminen kommen natürlich noch weitere Besprechungen hinzu. Kurzabstimmungen. Strategie-Calls. Jour fixes. Follow-ups. Abstimmungen über vergangene Abstimmungen. Meetings, deren wichtigste Erkenntnis das nächste Meeting ist. Irgendwann fühlt sich die Arbeitswoche an wie eine Endlosschleife aus Termineinträgen, Besprechungsräumen und Statusupdates. Zusätzlich reicht es natürlich nicht, dass etwas erledigt wird. Es muss am Whiteboard stehen, im Intranet dokumentiert sein, auf dem Laufwerk sauber abgelegt und im Kalender geblockt.

Während die eine Seite Mühe hat, sich der ständigen Präsentation der eigenen Arbeit zu stellen, nutzen andere, die in dieser Aufgabe aufgehen, routiniert die dafür vorgesehene Bühne, um ihre „richtungsweisenden Aufgaben“ in Szene zu setzen.

Und wer ständig erklären muss, woran er arbeitet, entscheidet sich irgendwann nicht mehr für die beste Arbeit, sondern für die sichtbarste.

Wirklich konzentriertes Arbeiten entsteht selten im Halbstundentakt

Jeder Termin reißt Menschen gedanklich aus ihrem Fokus. Und oft dauert es länger, wieder in eine Aufgabe einzutauchen als das Meeting selbst gedauert hat. Denn ein Teil der Aufmerksamkeit bleibt gedanklich noch im letzten Termin hängen, während die eigentliche Arbeit längst weitergehen sollte.

Kreativität entsteht nicht auf Knopfdruck zwischen zwei Kalendereinladungen. Gute Ideen brauchen manchmal genau das, was in vielen Unternehmen fehlt: Ruhe.

Die Natur macht es vor

Dabei lohnt vielleicht ein Blick in die Natur. Ein Wolfsrudel diskutiert nicht tagelang darüber, ob und wann gejagt werden sollte. Dort gibt es Instinkt, klare Rollen und kurze Signale. Würden Wölfe erst drei Abstimmungsrunden und ein Strategie-Meeting abhalten, bevor sie loslaufen, wäre die Beute längst verschwunden und das Rudel irgendwann total ausgehungert beim nächsten Meeting über die beste Jagdstrategie.

Wenn Abstimmung Verantwortung ersetzt

Natürlich sind Unternehmen keine Wolfsrudel. Aber der Gedanke dahinter bleibt interessant: Gute Teams brauchen Austausch. Aber sie brauchen vor allem Vertrauen, Eigenverantwortung und die Freiheit, auch einfach mal zu arbeiten. Wo permanent abgestimmt wird, entsteht oft anstatt Verantwortung eher Absicherung nach allen Seiten.

Vielleicht wäre weniger manchmal tatsächlich mehr

Ein gewisser Besprechungsrhythmus? Absolut sinnvoll.
Struktur? Unverzichtbar.
Aber wenn Meetings zur Hauptbeschäftigung werden, kostet dies Zeit, Fokus und neue Ideen. Denn Innovation entsteht selten zwischen Tagesordnungspunkt 4 und 5.

Also, liebe Chefs,

hier ein Ansatz für das nächste Meeting:

„Wir sollten uns mal zusammensetzen und besprechen,
wie wir wieder mehr zum Arbeiten kommen.“

…. und dann vielleicht genau dieses Meeting einfach mal ausfallen lassen ….